Odata cu dezvoltarea activitatilor logistice si cresterea volumelor si necesitatilor de management ale centrului de distributie s-a nascut si nevoia de administrare a „curtii“ sau a platformei exterioare. In acest fel au evoluat sistemele de „management al curtii si programarea portilor“ (YMS), managementul containerelor depozitate pe platformele exterioare etc.

Aceste sisteme au evoluat de la o baza rudimentara de genul machetelor lipite pe o tabla de metal cu pozitia camionului in curte, directionarea verbala a soferului catre locul de parcare, la ce poarta sa parcheze camionul pentru incarcare/descarcare, anuntarea telefonica a soferului, crearea unor harti in Excel, pana la sisteme complexe de management de sine statatoare, integrate altor sisteme sau chiar incluse in solutiile WMS, cu afisaje exterioare vizibile celor care se afla in asteptare si care directioneaza fiecare camion catre locul indicat pentru parcat, incarcare/descarcare, folosirea RFID etc.
In functie de volumul operatiunilor desfasurat intr-un centru de distributie exista patru niveluri ale managementului curtii:
• ad-hoc;
• fisiere excel;
• solutie independenta YMS;
• integrat in WMS.
Managementul ad-hoc se bazeaza pe memoria sefului de depozit/sefului de schimb, care va prioritiza camioanele si portile in functie de experienta anterioara, dar nu va sti niciodata cu exactitate care este statusul camioanelor din curte, al remorcilor, tipul de marfa etc. Poate cel mult folosi o prioritizare FIFO sau dupa interesul fata de marfa de descarcat sau incarcat. Acest tip de management este destul de raspandit, dar este valabil doar la centrele de distributie cu volume si rulaje mici.
Managementul fisiere excel este putin mai bun decat cel ad-hoc, deoarece permite inregistrarea orei si zilei sosirii/plecarii camionului, lucru util in relatia cu transportatorii. Totusi, este o munca dificila, este greu de tinut pasul cu operatiunile desfasurate, nu se ofera o vizibilitate reala asupra activitatii centrului de distributie si nu se pot folosi prioritizari prea complexe, bazele de date cu soferii, camioanele etc. fiind foarte greu de administrat.
Managementul solutiei independente YMS poate fi integrat cu solutii WMS/TMS sau nu. Dar interfatarea tinde sa fie limitata, neputand mereu sa ofere informatia completa. Se permite centrului de distributie monitorizarea camioanelor la intrarea si iesirea din curte. De asemenea, ofera o gama mai larga de facilitati, cum ar fi:
1. Programarea camioanelor la porti;
2. Selectarea portilor pe baza unui algoritm care ajuta productivitatea;
3. Adaptabilitate la schimbarea prioritatilor;
4. Urmarirea productivitatii muncii pe baza operatiunilor inregistrate;
5. Posibilitatea de organizare a cross-docking-ului in timp real;
6. Localizarea vehiculelor (proprii si ale tertilori) in curte;
7. Evidentierea timpilor de folosire a portilor;
8. Reducerea timpilor de receptie si incarcare;
9. Reducerea timpilor de stationare a camioanelor de la terti, evitandu-se astfel penalitatile care pot aparea;
10. Disparitia aglomerarii din curte si de la porti;
11. Reducerea costurilor de transport din valoarea marfii;
12. Cresterea cotei de piata a companiei respective.
Managementul integrat in WMS ar fi tinta fiecarui centru de distributie. In acest caz se folosesc etichete RFID (Radio-Frequency Identification) si transpondere GPS, in autovehicul, pentru o urmarire automata si inregistrare a datelor referitoare la acel camion. Acest RTLS (Real Time Location Solution) ar putea duce la cresterea calitatii serviciilor oferite clientilor si chiar la o reducere de stocuri. Integrarea deplina a YMS in sistemele deja existente in compania respectiva – WMS, TMS, ERP, MES etc. – ar aduce, pe langa facilitatile mai sus mentionate ca solutie de sine statatoare, si alte beneficii mai complexe, cum ar fi:
1. Productia – planificarea acesteia putand fi adaptata in functie de informatia venita din YMS;
2. Managementul stocului – poate fi ajustata starea in care se afla un articol si o cantitate, de exemplu, se pot rezerva articole mult mai rapid daca se primeste in timp real informatia din YMS;
3. Managementul comenzilor – se poate realiza un cross-docking dinamic, pentru a satisface livrarea comenzilor, dar si pentru back-orders.
Rezultatul acestei integrari permite prioritizarea in timp real a descarcarii si incarcarii camioanelor, mareste viteza de rotatie a stocului si scade costurile cu echipamentele de manipulare si de depozitare.
Recuperarea investitiei pe un astfel de sistem integrat este de obicei buna in comparatie cu costurile care ar exista fara asa ceva.
Beneficiile majore aduse activitatii curtii sunt urmatoarele:
1. Intrarea in centrul de distributie

De obicei, la intrarea in centrul de distributie, soferul este intampinat de un angajat de la securitate, care il va directiona catre locul de parcare, dupa care va duce documentele la biroul depozitului. Pana cand vor fi procesate, timpul se va scurge si nimeni nu va sti in timp real ce marfa contine acel camion. Pentru eliminarea birocratiei si a timpului pierdut, prin existenta unui sistem YMS se va putea face o programare prealabila prin comunicarea de date electronic cu transportatorul, furnizorul si/sau clientul logistic.
In acest fel se va sti din timp ce camion vine si ce contine, iar la momentul intrarii pe poarta, prin eticheta RFID, de exemplu, sau scanarea unui cod de bare aflat la sofer de catre omul de la securitate, se va putea sti imediat la ce poarta urmeaza sa parcheze. Timpul economisit este foarte mare si astfel se preintampina eventualele penalitati pentru stationare.

2. Vizibilitatea produselor aflate in curte (camioane, remorci, containere)
Exista cazuri de produse uitate in containere sau remorci in curte, deoarece nimeni nu stia ca sunt acolo. In cazul in care existau vehicule cu temperatura controlata, si nu numai, iar acestea ramaneau fara combustibil, marfurile respective se deteriorau definitiv. Si mai grav este cand e nevoie de acele articole deteriorate.
Un sistem YMS permite evidentierea produselor aflate in curte, indiferent in ce se afla. Informatia trimisa catre WMS, de exemplu, poate castiga timp la pregatirea comenzilor aferente. De exemplu, in momentul in care in YMS stiu ca a intrat produsul X, atunci in WMS se vor activa comenzile pentru acel produs.
Un YMS mai performant poate chiar furniza informatii referitoare la nivelul carburantului pentru autovehiculele din curte.

3. Evidenta timpilor de stationare a tertilor
Pentru a evita costurile suplimentare in cazul in care camioanele, remorcile sau containerele aflate in curte apartin tertilor (penalitati de depasire a timpilor de stationare s.a.), YMS furnizeaza informatii in acest sens si poate realiza alocarile si prioritizarile in functie de acest lucru. Totusi, prioritizarile sunt dependente de activitatile din depozit, dar printr-o gestiune si integrare a informatiilor din cele doua sisteme se poate gasi solutia ideala.

4. Maximizarea capacitatii curtii
Prin existenta unui sistem YMS, activitatile si spatiul existent vor beneficia de o eficientizare de 20%, asta ducand la evitarea unor investitii pentru extinderea terenului in vederea maririi capacitatii de parcare.
YMS poate fi impartit in trei zone de activitate:
1. Poarta de intrare/iesire
– datele referitoare la transport si incarcatura vor fi introduse in sistem in momentul intrarii;
– transportul va fi verificat daca este pe lista transporturilor urgente;
– camionul va fi directionat catre o locatie de asteptare sau o rampa a depozitului.
2.  Curtea
– daca un camion trebuie sa astepte, i se va indica locatia, care va fi usor de gasit;
– daca acesta urmeaza sa fie incarcat, atunci capacitatea, dimensiunile si locatia unde se afla vor ajuta ca produsele corecte sa fie incarcate in vehiculul corect alocat.
3. Rampele depozitului
– rampa unde va fi incarcat camionul;
– rampa corect indicata ajuta la minimalizarea miscarilor produselor si reducerea timpului;
– sistemul alege rampa corecta pentru tipul de camion adecvat (cu lift, camion, duba etc.).
Un sistem YMS, ca orice instrument de management, aduce un plus de valoare companiei care-l poseda. In consecinta, daca centrul de distributie este unul cu activitate intensa, unde camioanele vin si pleaca, zeci/sute pe zi, e deja in in teresul companiei respective sa ia in considerare un astfel de instrument pentru reducerea costurilor si organizarea curtii.
Existenta unui astfel de sistem va influenta pozitiv intregul lant logistic, si de aici toate beneficiile care vor aparea.
 
 
Cornel Tutunaru
Consultant Logistica
cornel.tutunaru@
consultantalogistica.ro
www.consultantalogistica.ro