Atunci cand se stabileste un parteneriat intre o companie de logistica si una de transport, tariful nu mai este cel mai important aspect. Din fericire, piata a ajuns la un nivel de profesionalism mai ridicat si acum primeaza calitatea serviciului, securitatea marfii si integritatea acesteia. Contractele au inceput sa cuprinda indicatori de performanta exacti si penalizari in cazul nerespectarii lor. Cei care incheie contracte simple, tip, se bazeaza pe faptul ca lucreaza cu respectivii transportatori de foarte mult timp si acestia din urma stiu deja ce se asteapta de la ei.
Inainte de a include un transportator nou in portofoliul de parteneri, de regula, companiile de logistica ii analizeaza serios, vizand si alte aspecte in afara de tariful cerut.
„Noi ii consideram pe furnizori parteneri ai nostri si ei reprezinta o veriga importanta in activitatea pe care o desfasuram. Pretul nu este cel mai important in relatia cu un furnizor si nu este cel care dicteaza incheierea unui contract. Exista o diferenta mare intre pret si cost. Noi evaluam de fapt costul sau posibilul risc, si nu neaparat pretul. Parametrii importanti in alegerea unui furnizor sunt cei care dicteaza calitatea serviciului pe care il oferi clientului. Cerintele noastre si ceea ce urmarim la un furnizor sunt cele legate de situatia financiara a companiei, starea tehnica a parcului auto, calitatea soferului, respectarea conditiilor de transport si a cerintelor din punct de vedere al termenelor de livrare, existenta asigurarilor de marfa etc.“, a explicat Cristina Botos, transport manager FM Logistic.
Militzer&Munch, evalueaza in primul rand seriozitatea transportatorului si la inceput nu i se dau curse din cadrul contractelor mari, ci 2-3 de proba, pentru clienti ocazionali. In plus, sunt verificate actele, asigurarile, si chiar sunt studiate informatiile publicate pe site-ul Ministerului de Finante.
PharmaFarm analizeaza marimea parcului, situatia economico-financiara a potentialului furnizor, starea si dotarea masinilor, existenta masinii de rezerva sau a unui contract echivalent si experienta (referintele). In functie de marimea colaborarii, se impune existenta unui om dedicat pe punct de lucru pentru coordonarea activitatii si raportarea activitatii de transport prestate in formatul si conditiile dorite.
In cazul Danone, in afara de starea tehnica a vehiculelor, indeplinirea conditiilor legale de igiena, autorizare, performanta agregatului frigorific, punctualitatea si flexibilitatea sunt parametri extrem de importanti in evaluarea unei societati de transport.
Unele companii de logistica, in plus, verifica si incidentele de transport anterioare.
Contracte cu clauze ferme scrise…
Cristina Botos considera ca „dintr-un contract de transport nu ar trebui omise clauzele cu privire la respectarea legislatiei in vigoare pentru transportul de marfa pe teritoriul Romaniei si, mai exact, respectarea prevederilor CMR si OUG 109/2005, precum si existenta asigurarii pentru marfa transportata.
De asemenea, toate detaliile cu privire la termen de plata, modalitate de plata, returnarea documentelor de transport, procedurile de incarcare/descarcare si respectarea acestora trebuie sa existe in orice contract de servicii de transport. Contractele de transport cuprind atat obligatiile si drepturile furnizorului, cat si obligatiile si drepturile beneficiarului, si nu am intalnit pana acum cerinte speciale sau care sa nu fie acoperite intr-o forma sau alta de contract.“
Si contractele Danone cuprind o multitudine de clauze, deoarece se pleaca de la premisa ca „o relatie clar definita intre parti, din punctul de vedere al conditiilor de colaborare si asteptarilor, este esentiala pentru un parteneriat de succes. Contractele noastre cuprind o multitudine de clauze, care ne ajuta in relatia comerciala cu furnizorii nostri de transport. Cateva mai deosebite ar fi cele referitoare la obligatia returnarii paletilor de lemn si avizelor de livrare confirmate si de respectare a temperaturii necesare produselor pe intreaga durata a transportului si a timpilor de livrare“, a aratat Adrian Caplea, logistics manager Danone PDPA.
Avand in vedere faptul ca Antalis manipuleaza hartie si produse de hartie, sensibile la umezeala si lovituri directe, clauzele impuse vizeaza in principal integritatea marfurilor la destinatie, tipul de semiremorci sau camionete utilizate, conditiile necesare pentru a se putea face transbordare etc. Toate aceste clauze au aparut din cauza problemelor intampinate de-a lungul timpului.
Tot in cadrul contractelor complexe sunt mentionati si indicatorii de performanta cum ar fi respectarea timpilor de sosire la incarcare, timpul de livrare, timpul de tranzit etc.
Un alt aspect care nu lipseste din contracte este asumarea responsabilitatii si asigurarile. De exemplu, in contractele Avtologistika sunt trecute obligativitatea de a suporta contravaloarea daunelor de transport aduse marfii, de a avea asigurari de marfa corespunzatoare autocamionului si de a limita accesul persoanelor straine la autoturismele transportate. Includerea acestor clauze a fost impusa in general de producatorii de autoturisme.
… sau contracte tip cu conditii nescrise
De multe ori, intre transportatori si companii se incheie contracte-cadru unde nu sunt mentionati indicatori de performanta. De exemplu, Militzer&Munch nu include clauze foarte stricte in contract deoarece „cu transportatorii care ne sunt parteneri lucram de foarte mult timp, stiu foarte bine ce au de facut, stiu cand sa se prezinte la livrare, cum sa fie echipati, nu avem clauze-tip impuse de firma-mama pe care trebuie sa le aplicam neaparat. Pe noi ne intereseaza in principal seriozitatea lor, sa se prezinte cand trebuie, sa fie echipati, sa respecte traseul indicat. Foarte importanta este si comunicarea, trebuie sa anunte orice problema aparuta pe drum, astfel incat sa putem anunta si noi clientul, sa nu avem probleme.
Insa toate acestea nu sunt neaparat trecute in contract. In contract sunt trecute clauze generale, persoana de contact pentru fiecare client, care trebuie anuntata in caz ca se intampla ceva – acesta este un lucru la care chiar tinem. Lucram pe baza unor conditii care se stiu pe piata, au ajuns de bun simt. Cea mai importanta este relatia pe care o construiesti cu partenerii si intelegerea reciproca. Nu poti sa scrii in contract ca soferul nu trebuie sa tipe la client si nici nu trebuie sa fie incaltat in slapi. Sunt conditii de bun simt. Nu mai poti sa lucrezi cu un client mare si sa-i trimiti un camion cu prelata gaurita, nu se discuta asupra integritatii compartimentului de marfa. Stiu firme mari care au pierdut clienti importanti din cauza ca nu s-au respectat aceste cerinte de baza. Au mers cu pretul foarte jos, au angajat tot felul de haiduci de pe piata si au avut incidente deoarece «cat dai, atata face»“, a explicat Valentin Dragu, director general Militzer&Munch Romania.
Conditiile tehnice pot fi trecute in contract
Pentru a se asigura ca marfurile ajung la beneficiar in conditii bune, de multe ori, companiile de logistica impun prin contract anumite aspecte tehnice.
Astfel, deoarece componenta de mediu este foarte importanta in politica FM Romania, se incearca reducerea pe cat posibil a emisiilor de CO2 prin optimizarea rutelor si micsorarea numarului de kilometri efectuati, reducerea numarului de kilometri parcursi in gol, precum si calitatea camioanelor. De aceea, in contracte exista si o clauza care se refera la clasa de emisii a autotractorului (Euro).
In cazul transportului in regim de temperatura controlata, existenta agregatului este intotdeauna impusa prin contract. Trasabilitatea nu este intotdeauna mentionata in contract, unele companii multumindu-se numai cu existenta unui telefon mobil prin care sa fie contactat soferul si cu care acesta sa poata comunica orice problema aparuta.
Cristina Botos considera ca „in momentul de fata, in ceea ce priveste transportul intern, nu cred ca impunerea instalarii unui sistem GPS este in totalitate fezabila. Cerinta noastra pentru subcontractorii nostri este sa detina cel putin un echipament de urmarire si comunicare, iar cel mai frecvent utilizat este telefonul mobil. Intreaga flota de semiremorci frigorifice a FM-ului este dotata cu sistem GPS si cu senzor de deschidere a usilor, pentru o mai mare siguranta. Cred ca traversam o perioada in care fiecare dintre noi ar trebui sa puna accent pe securitate si calitate.“
Si transportatorii au cererile lor, uneori exagerate
In ceea ce priveste clauzele impuse de transportatori, in majoritatea cazurilor acestea se refera la termene de plata, penalizari, tarife etc.
Militzer&Munch Romania s-a confruntat cu situatii in care transportatorul a venit cu clauze exagerate legate de termenul de plata: se cerea fie plata cash la descarcare, fie achitarea facturii a doua zi, ceea ce nu a fost posibil din moment ce si compania de logistica, la randul ei, nu primea banii atat de repede de la clienti, ca atare nu putea finanta o asemenea practica.
„O clauza pe care ei o impun este cea care vizeaza timpii de asteptare la descarcare, insa noi nu avem probleme, suntem destul de bine organizati si nu se asteapta la incarcare sau descarcare. Inca mai asteapta la livrare, dar nu foarte mult. Daca exista comunicare, se rezolva. Se stie ca la hipermarketuri se mai asteapta la livrare, dar intervalul de timp s-a diminuat de o vreme si transportatorii nu prea se mai plang“, a afirmat Valentin Dragu, care a adaugat: „nu avem probleme cu transportatorii, ci mai degraba cu anumiti destinatari ai marfurilor. Oricum, nivelul de profesionalism al pietei de transport a mai crescut. Transportatorii sunt din ce in ce mai seriosi si lucreaza tot mai bine. Lucram foarte putin cu bursele de transport si ne ferim sa angajam transportatori cu un camion-doua, cu care uneori este o loterie sa lucrezi. Cu toate acestea, lucram si cu transportori mici, dar i-am probat in timp si ne putem baza pe ei.“
Si Antalis s-a confruntat cu solicitari de clauze care nu aveau cum sa fie acceptate: „din cand in cand, cate un transportator incearca sa includa clauze care sa-l exonereze de orice raspundere, bineinteles, fara succes. Cei care au renuntat si si-au revizuit pozitia au lucrat si continua sa lucreze cu noi, la ceilalti am renuntat“, a explicat Bogdan Balasoiu, supply chain manager Antalis.
Iar Dan Roman, manager operatiuni logistice Europharm Distributie, a semnalat cazuri in care transportatorii impuneau clauze de exclusivitate sau un anumit numar de curse sau de kilometri pe luna.
Clauza de indexare a tarifului incepe sa fie solicitata
Avand in vedere faptul ca pretul carburantului a tot crescut si ca de obicei contractele se fac pentru o perioada lunga de timp, se impune agrearea unei clauze de indexare a tarifului de transport. Totusi, aceasta este o practica uzuala mai ales in cazul contractelor mari, care presupun volume importante. Este de inteles ca un contract dezavantajos pentru una din parti nu poate continua pe o perioada lunga.
In cazul transporturilor FTL, Antalis negociaza preturile pe moment, in functie de nivelul de pe piata. In cazul transporturilor LTS sau Cargo, in schimb, unde plata se face la tona transportata sau la palet, se lucreaza pe baza unui index de combustibil.
Pe de alta parte, PharmaFarm, atunci cand realizeaza structura tarifara, se bazeaza pe trei elemente majore care pot fi indexate: carburant, curs de schimb valutar, inflatie.
Si Kühne+Nagel include in contracte o astfel de clauza, insa numai in cazul celor pentru proiecte regionale sau globale.
Chiar daca aceste clauze sunt inscrise in contract, nu de putine ori aplicarea lor este dificila, deoarece clientii nu sunt de acord. In aceste cazuri, comunicarea si parteneriatul pot detensiona situatia. Cel putin aceasta este parerea lui Valentin Dragu, care a afirmat ca in cazul Militzer&Munch discutiile cu clientii sunt amiabile, bazate pe statistici si previziuni, si de obicei clientii inteleg situatia. „Noi nu lucram cu clienti foarte mari, ci mai mult medii si mari, tocmai pentru a putea avea un contact si o intelegere foarte buna. Este binecunoscut faptul ca, cu cat este firma mai mare, cu atat lantul decizional este mai lung si cateodata nu foarte eficient. De aceea preferam o comunicare cat mai eficienta, care in general duce la rezultate mai bune decat daca ai tranti contractul pe masa in fata clientului. Bineinteles, la volume foarte mari de lucru se impune existenta in contract a tot felul de calcule.“
Totusi, in opinia lui Mihai Iancu, director general GTI Logistic „putini sunt transportatorii care cer indexarea tarifului in functie de pretul carburantului“.
Cerinte mai severe in cazul industriei pharma
In cadrul logisticii din domeniul farmaceutic, conditiile de transport au o mai mare influenta asupra produselor.
Poate si de aceea pretentiile sunt mai mari, iar contractele cuprind mai multe clauze. In cazul Europharm Distributie, de exemplu, nu lipsesc clauzele care ii obliga pe transportatori sa etaloneze/calibreze agregatul si senzorii de temperatura, dar si sa faca dovada reviziei agregatului si a autovehiculului. Aceste cerinte au fost adoptate pentru a fi siguri ca sunt respectate anumite cerinte legislative de calitate pentru distributia de medicamente, dar si din cauza ca in trecut distribuitorul a avut probleme in a dovedi calibrarea/etalonarea/reviziile echipamentelor.
De asemenea, clauzele cu conditiile de securitate si de confidentialitate sunt nelipsite din contractele de transport.
In timpul transportului, operatorii trebuie sa asigure o temperatura controlata in intervalele 2-8oC si 15-25oC si eliberarea termodiagramei la livrare. Curatenia dubei este imperativa si verificarea se face inclusiv din punct de vedere al mirosului. Pentru a lucra cu Europharm, transportatorii trebuie sa ofere posibilitatea de a efectua audit privind respectarea clauzelor contractuale referitoare la transport.
In unele cazuri, conditiile impuse sunt si mai severe. De exemplu, au fost derulate doua proiecte de distributie vaccinuri in care transportatorilor li s-a impus in plus respectarea unui program strict cu timpi de parcurs, timpi de descarcare si timpi de obtinere a confirmarilor de livrare (deoarece aceste confirmari se obtineau si de la alte sedii decat cele de descarcare).
Si in cazul PharmaFarm, experientele nefericite au dus la introducerea unor clauze, cum ar fi respectarea graficelor de livrare (timpii la incarcare, descarcare etc.), livrarea la temperatura controlata, starea de igiena a masinilor, conduita soferilor, iar pentru distributia door-to-door s-au introdus clauze speciale in ceea ce priveste gestiunea si circularea ambalajelor colective. In plus, se cere existenta sistemelor GPS, iar sistemele de trasabilitate sunt asigurate si controlate in-house.
