O discutie cu managerii firmelor de transport pe care le-am luat in calcul pentru premiile acordate cu ocazia conferintei aniversare de la Timisoara nu putea trece cu vederea costul/km, subiect abordat de aceasta data nu atat din perspectiva unor cifre concrete, ci mai ales a modalitatii de calcul si a eficientei utilizarii camioanelor din punct de vedere al zilelor lucrate, si al numarului de kilometri realizati, mai ales cu incarcatura

Pentru a calcula costul/km – lunar si pentru fiecare camion in parte – Aquila foloseste un program in care se introduc cheltuielile: leasing, service, motorina, taxe, cheltuieli de regie si adaos comercial. Deocamdata firma nu are un soft specializat – are in acest sens un proiect in derulare – insa tine evidente foarte exacte cu privire la activitatea fiecarui vehicul, iar platforma ERP pe care o foloseste permite alocarea fiecarui cost la nivel de camion si client.
Cartrans isi monitorizeaza atent costurile/km si evolutia lor prin departamentul Cost Control, cu ajutorul TMS-ului dezvoltat de Windsoft. Indicatiile merg apoi spre departamentele de vanzari si de transport, pentru ca orice modificare a costurilor sa isi gaseasca imediat un grad cat mai mare de transpunere in veniturile obtinute sau in deciziile referitoare la utilizarea anumitor rute, asa cum explica Decebal Popescu, directorul general al firmei.
Centrum foloseste pentru calcularea costului/km si a rutelor propriul soft, updatat zilnic, care inregistreaza, administreaza si controleaza toate cheltuielile.
Com Divers are in dezvoltare un soft de administrare a flotei integrat pe cel contabil. Compania a testat mai multe variante de-a lungul timpului, dezvoltate pe cont propriu sau deja existente pe piata. „Dar dureaza mai mult sa-l modelezi decat sa-l dezvolti singur“, este de parere Alexandru Popa, directorul de transport al firmei. Acest soft ofera si rapoarte legate de kilometri, costuri, venituri, fie pe toata flota, fie pe luna, fie pe cursa. Si exista si evidentieri ale curselor celor mai bune si celor mai slabe, ale clientilor celor mai buni si celor mai slabi, pentru ca pe baza acestor informatii sa se discute periodic cu beneficiarii serviciului de transport. La Com Divers se lucreaza pe sistemul „open-book“ inclusiv cu structura de cost. „Nu negociez pana nu le arat costurile, pentru a justifica un tarif care sa ofere calitate“, explica Alexandru Popa, care adauga ca marja de profit ar trebui sa fie de 10%, dar acum variaza intre 5 si 10%, in functie de vechimea clientului, volum, rute, specificul transportului, de camioanele alocate si de cerintele partenerului. Fiecare cost (anvelope+service – cam 10% din total – consum, taxe de drum, salarii – 11-12% – diurne, amortizare, impozit) este analizat la sase luni, iar media obtinuta se imparte la media kilometrilor realizati in acest timp. Se ajunge la peste 0,8 euro/km pentru UE, iar Turcia, de exemplu, este o destinatie aparte, deoarece e nevoie de 300 de euro in plus pentru carnete TIR, taxe si formalitati vamale. Motorina este foarte scumpa in aceasta tara si nu ai voie sa intri acolo cu peste 500 l in rezervor, protectionismul fiind foarte puternic. „Dar incercam sa alimentam cat putem in Bulgaria.“
Dianthus isi calculeaza costul/km cu ajutorul softului produs de Windsoft si este in curs de implementare a noii generatii a TMS-ului Windsoft. „Am fost multumit pana acum de modul de utilizare a vechiului soft, dar da semne ca a obosit: cand merge pe mai multe statii de lucru, sistemul se blocheaza. Oricum, pe acest soft datele erau introduse manual, iar pe noua varianta toate facturile se vor importa automat in sistem si comenzile intra in panoul de comanda”, a spus Adrian Dinoiu, directorul general al firmei, care a completat: „e foarte util un TMS. De exemplu, de curand am platit asigurare pentru o remorca vanduta, pentru ca nu aparea in sistem ca a fost vanduta. Fara un TMS bun nu poti nici sa faci un raport de eficienta pe sofer, pentru ca, daca are o cursa rentabila, chiar si unul care conduce prost iese bine. Astfel, pana acum s-a mers pe rapoartele de consum si exploatare a masinilor oferite de Dynafleet si apoi se analizeaza activitatea per cursa/sofer/dispecer, pentru a vedea in ce masura acesta din urma eficientizeaza cursele pe contract cu altele noi.” Adrian Dinoiu a mai remarcat ca in ultimele 12 luni costul cu intretinerea a crescut de la circa 4.000 de euro/ an/camion pana la aproape 5.000 de euro, fara a include si anvelopele, care se stie ca s-au scumpit si ele mult in ultima perioada.
Dumagas foloseste un soft propriu, specializat, dezvoltat in-house, care tine cont de costul direct al cursei, rezultat din costurile cu combustibilii, diurna, viniete si alte taxe de drum, la care se adauga costul fix, calculat de departamentul financiar. Costul/km se stabileste luand in considerare o medie lunara de 10.000 km.
La Frigoexpres exista evidente exacte ale tuturor costurilor fixe si variabile aduse de fiecare cursa, pe masina si pe kilometri parcursi, iar acestea sunt atent analizate, pentru optimizarea lor permanenta.
International Lazar Company foloseste un soft special si intentioneaza sa-i dezvolte partea care ofera si rapoarte pentru costul pe kilometru, pe masina si pe sofer. „In prezent inregistram cheltuielile directe pe fiecare masina si facem analize pe curse de acelasi tip, ca sa vedem cum au fost ele exploatate. Mai avem si cheltuieli care se inregistreaza pe fiecare masina, dar la nivel de contabilitate – service, anvelope s.a. – si facem statistici referitoare la producator, an de fabricatie, tip de camion – desi o analiza comparativa a masinilor nu este relevanta, deoarece nu au acelasi sofer“, explica Dana Midvichi, directorul comercial al firmei. Consumul mediu al camioanelor Lazar este de 29-30 l/100 km, pentru ca nu se transporta marfuri nici foarte grele, dar nici usoare. Daca este un camion complet (24 t sarcina utila) se bugeteaza 33 l/100 km, iar pe gol se merge cu 24-25 l/100 km. Apoi se calculeaza la nivel de exercitiu financiar semestrial sau anual care este costul de reparatii, anvelope, baterii s.a. Taxele de drum se cunosc pe fiecare ruta. Iar pentru sofer firma are un modul de soft de resurse umane care indica tipul de angajat – productiv sau indirect productiv – salariul mediu raportat la numarul de zile lucratoare, de 21,25, cota care trebuie platita la stat, si care reprezinta 30-31% din salariu, si diurna. Aici se fac si statistici anuale, asa cum arata Dana Midvichi, deoarece soferii firmei sunt impartiti si platiti in functie de vechime, cu exceptia celor de la intracomunitar, care sunt remunerati la fel. In ceea ce priveste amortizarea, se ia in considerare tot parcul, care se imparte in megatrailere si camioane cu sa de cuplare joasa si cele cu punte normala si camioanele aferente, si se calculeaza media de amortizare, deoarece vehiculele au fost cumparate in diferiti ani, la preturi diferite. Rezulta o medie a amortizarii pe luna care se repartizeaza la zi si se inmulteste cu numarul de zile de lucru din cadrul cursei respective. Si la fel se procedeaza cu taxele si asigurarile. La acestea se adauga cheltuielile de structura, care ajung la 10% din total. Cifrele sunt verificate periodic, pentru a vedea daca se incadreaza in bareme si pentru a compara transporturi de acelasi tip. Marja de profit nu este mai mare de 3-5%, „dar poate sa ramana profit si din pesimismul cu care iti faci calculele. De exemplu, poti lua in calcul un consum de 33 l/100 km si in realitate sa fie doar de 30. In ceea ce priveste posibilitatea de a reduce costurile, aceasta exista in cazul asigurarilor – daca sunt daune putine si firma primeste reduceri – al taxelor de drum, al intretinerii – daca masina este bine exploatata – si al carburantului – datorita cardurilor folosite in Europa.
Si Logistic E van Wijk este preocupat de controlul costurilor si ca atare ia foarte multe masuri de reducere a cheltuielilor preponderente, si nu numai. Lunar se calculeaza costul pe zi si pe kilometru, in functie de natura cheltuielilor, si se analizeaza fiecare cursa din punct de vedere al profitabilitatii. In 2011, compania a inceput implementarea unui sistem informatic integrat mult mai performant decat cel existent, care va face posibila imbunatatirea planificarii, pentru a oferi clientilor informatii detaliate in legatura cu transporturile: pozitia camioanelor, timpul necesar pana la sosirea marfii si orice eveniment neasteptat din timpul cursei. In plus, sistemul va permite si optimizarea traseelor, datorita functionalitatii modului de urmarire a camioanelor, asa cum explica Gabi Mircean, directorul general al firmei.
Ravitex foloseste un soft care genereaza cheltuielile pe masina, client si ruta, iar costul/km include si orele de asteptare la incarcare/descarcare, asa cum declara Dorin Jurjut, directorul general al firmei. Pentru a-si mentine cheltuielile cat mai mici, Ravitex negociaza foarte bine motorina si chiar o plateste in avans, primind astfel un pret bun. „Avem mai multi furnizori pe care ii urmarim tot timpul si obtinem cel mai bun pret. Nu am avut probleme cu platile si de aceea putem negocia.“ Si cheltuielile de service sunt mentinute la nivel scazut, deoarece „soferii sunt motivati, iar camioanele si remorcile se schimba la patru ani, cand se termina leasingul. Tocmai de aceea le si revindem la pret bun, asa cum am facut in 2011 cu 15 unitati.“ Iar cheltuielile cu anvelopele se reduc la doua schimburi pe intreaga durata de viata a vehiculelor. In ceea ce priveste tarifele, ele se indexeaza cand se scumpesc carburantul sau taxele de drum, iar negocierea cu clientii presupune si un sistem de bonus malus care prevede despagubiri foarte mari pentru intarzieri. „Avem un sistem de despagubire calculat la jumatate de ora, deci la o ora penalizarile sunt altele. La fiecare transport facut la timp primim un premiu de un euro, iar la final de luna se face evaluarea si in 2011 avem 100%.“
Din calculele realizate de Vlase Impex, leasingul detine 30-33% din costuri, salariile, 11-13%, service-ul (in regie proprie, dar si de reprezentanta), 10-11%, taxele, 4%, iar cheltuielile de regie, 2,5-2,6%. Motorina are, desigur, ponderea cea mai mare, de 41-45%, si mai are si un pret care creste galopant. „Corect ar fi sa coste cu 15% mai putin decat acum“, este de parere Gheorghe Vlase. Pe de alta parte, tarifele sunt renegociate de fiecare data cand carburantul se scumpeste cu 2,5%. In prezent, incluzand adaosul comercial de 7%, la transportul international cu prelata tariful este de 0,9-1 euro/km, iar la intern, de 0,85 euro/km. „Insa nu sunt preturi corecte, desi cererea de transport e mare. Nici macar transportul specializat nu ne-a ajutat foarte mult in ultimul timp pentru ca, desi pretul este mai bun, si costurile sunt mai mari. Astfel ca, pentru a evita lipsa de eficienta, discut cu clientii despre cheltuieli, timpi morti si, nu in ultimul rand, despre tarif, sa vedem ce putem face pentru a evita lipsa de eficienta.“
Wim Bosman nu are softuri specializate pentru calcularea costului/km, ci doar o evidenta exacta a cheltuielilor pe cursa si a cheltuielilor fixe anuale.

Intre 100.000 si 280.000 km/an
Unul dintre cei mai importanti indicatori de performanta in transporturi este numarul de kilometri parcursi de camioane. Desigur, conteaza si procentul kilometrilor pe care ii fac cu incarcatura si cat de avantajos este tariful perceput pentru acesti kilometri, dar despre asta vom vorbi mai jos. In cazul firmelor intervievate de noi, cele mai mici valori, de circa 100.000 km/an, au fost declarate de Wim Bosman (combinand cursele interne, internatio-nale si intracomunitare), Dumagas (intern, international si intracomunitar) si Frigoexpres (intern si international). Pe aproape este si edy, care, pentru a calcula rulajul mediu anual, are indicatori si masuratori pe tipuri de curse, la intern si extern. Iar experienta a demonstrat ca, pentru a fi eficiente, masinile trebuie sa ajunga la 9.000-11.000 km/luna la intern si la 11.000-12.000 km/luna la extern.
In rest, camioanele Ahead ajung lunar, in medie, la 11.000 km, mergand cel mai mult la intern si foarte putin la international, in cazul Aquila rulajul mediu anual la international este de 130.000 km, mai ales din curse intracomunitare, iar la intern, de circa 75.000 km/an, la Cartrans media lunara este de 11.700 km, in conditiile in care procentul de transport intern cu flota proprie este foarte mic, iar cel de transport intracomunitar depaseste 70%, camioanele Dianthus ajung lunar la o medie de 12.500 km, iar cele ale Centrum parcurg la international circa 14.000 km/luna si la intern circa 10.000 km/luna. Masinile Com Divers ajung intr-un an la 116.000-120.000 km, iar cele ale Dunca, la 120.000 km, atat pe intern, cat si la international.
Cu doi soferi la bord, camioanele Ravitex si Fartud ajung la valori record, de 200.000-220.000, respectiv 260.000-270.000 km/an. Asta in conditiile in care, cel putin in cazul Ravitex, exista o pauza de doua saptamani in decembrie si o scadere cu 20% a mediei in august.

De la 2 la 20% din distante sunt parcurse pe gol
In ceea ce priveste distantele parcurse fara incarcatura, ele sunt cuprinse, in cazul firmelor chestionate, intre 2 si 20%, dar sunt si cazuri, mai ales la transport specializat, in care se plateste si o parte a kilometrilor pe gol. De exemplu, la Vlase Impex, 80% din numarul total de kilometri sunt parcursi cu incarcatura, dar, in conditiile in care tarifele sunt calculate la tona, alti 15% sunt platiti, asa cum declara Gheorghe Vlase, directorul general al firmei. „Deci rar se intampla sa avem kilometri descoperiti.“
Camioanele Ahead merg fara incarcatura maximum 2-3% din kilometrajul total, iar cele ale Aquila, 5% la intracomunitar si 20% la intern, unde exista multe livrari pe distante scurte, de exemplu Ploiesti-Bucuresti. In cazul Cartrans, kilometrii pe gol reprezinta circa 5% din total (ca si la Com Divers), iar in trecut procentul era mult mai mare, dar s-a redus datorita contractelor cu flota dedicata, asa cum explica directorul general al firmei. In cazul Centrum si Frigoexpres se merge pe circa 13% din distante fara incarcatura, Wim Bosman este aproape, cu 15%, la Dunca, se ajunge la 4% din numarul total de kilometri parcursi, iar la edy este vorba de 8%.
Fartud si Ravitex sunt, din nou, fruntase. In primul caz, camioanele merg aproape numai pline, chiar si dislocarile pe distante mici fiind foarte rare, iar in al doilea, doar 2% din kilometrii parcursi sunt fara incarcatura, deoarece la retur firma face transport si pentru clientii traditionali, si pentru alti beneficiari.

Numarul zilelor lucrate, departe de varful european
Numarul mediu anual de zile in care sunt folosite camioanele Aquila este de 230, la care se adauga cam 15 zile in care masinile sunt blocate din motive tehnice.
Media zilelor lucrate de camioanele Cartrans este de 230-235/an, in prezent stationarile pentru intretinere/reparatii fiind de sase zile/an, „ceea ce, din pacate, pentru noi este mult. Si tocmai de aceea am stabilit de curand innoirea automata a flotei la fiecare patru ani. Tinta noastra este sa ajungem in urmatorii doi ani la o imobilizare medie de maximum patru zile/an si apoi sa mergem chiar spre doua zile – un KPI, de altfel, comun pentru transportatori din Olanda, Germania sau Franta“, declara Decebal Popescu.
La Centrum media este de 270 de zile pe an, in cazul Com Divers un camion merge anual circa 240 de zile, in care sunt incluse si cele aproximativ 38 de zile pentru reparatii – interventiile fiind facute, in majoritate, cu masinile incarcate – vehiculele Dunca sunt folosite 180-200 de zile pe an, iar pentru revizii au nevoie de maximum 15 zile, si la Wim Bosman numarul mediu de zile lucrate anual este de circa 290, stationarile pentru intretinere si reparatii ajungand la circa 20 de zile/an.
In cazul Dumagas, programul informativ calculeaza automat timpii de stationare si la 30 de zile dintr-o luna calendaristica se obtin noua zile, care se obtine adunand timpul obligatoriu de stationare cu timpul de neutilizare a camioanelor in perioada dintre comenzi si cu timpul mediu petrecut in service.
In ceea ce priveste edy Spedition, sistemul folosit de companie accepta 3% timp mort in activitatea camioanelor din motive tehnice.

Experienta, de baza in masurarea rutelor
Unul dintre primele elemente care se iau in calcul cand se stabileste tariful pentru o anumita ruta este distanta pe care o va avea de parcurs camionul. Cei mai multi interlocutori folosesc Map&Guide, desi recunosc ca intre ce raporteaza acesta si realitate exista o marja de eroare.
Astfel, Ahead a remarcat o diferenta de circa 5% fata de valoarea inregistrata de GPS si pe bord, deci, asa cum apreciaza Mircea Manescu, directorul general al firmei, acest program este mai degraba in avantajul clientului. In cazul Aquila insa, diferenta observata este mai mica de 2%. Iar reprezentantul Com Divers, firma care foloseste acelasi sistem, este de parere ca „nu este cel mai bun, deoarece pe traseu sunt multe accidente, lucrari de reabilitare s.a., dar este, totusi, cel mai aproape de realitate“. Tocmai din cauza acestei erori, reprezentantii Dunca s-au obisnuit, datorita experientei, sa adauge 2% la numarul de kilometri indicati. Ravitex foloseste Map&Guide numai pentru rute pe care camioanele sale nu le-au mai facut, iar pentru celelalte se lucreaza pe baza datelor pe care firma le are deja. „Intre ce raporteaza Map&Guide si realitate exista diferente. Nu sunt semnificative, dar la o flota se simte“, asa cum arata Dorin Jurjut. La Wim Bosman, pe langa Map&Guide se utilizeaza si tarifarul oficial, iar Emil Ion, directorul general al firmei, declara ca nu a observat diferente majore intre valorile indicate si cele reale.
Pe de alta parte, Cartrans foloseste sisteme profesionale de routing, cu diferente foarte mici intre kilometrii indicati de ele si cei parcursi in realitate de soferi. Iar aceste diferente, asa cum explica directorul general al firmei, sunt date in general de abaterile nejustificate sau de lucrarile de reabilitare a unor drumuri, care impun devierea traseelor. „La preluarea unor comenzi spot pot fi folosite cu incredere Map&Guide si alte softuri. Dar a lua o comanda numai dupa numarul de kilometri aferenti inmultiti cu un «x» euro/km standard este o eroare foarte des intalnita, deoarece un transport shipment de la A la B nu poate fi intotdeauna incadrat intr-o cursa a operatiunilor de intretinere sau reparatii“, atrage atentia Decebal Popescu.
edy are un sistem propriu de monitorizare a flotei, Web eye, dezvoltat cu ajutorul unui partener extern, care ii permite sa stie chiar si momentul in care un camion se abate de la ruta cu un kilometru. „Sunt foarte multe aspecte care ne ajuta sa controlam disciplina in activitatea de transport, dar cel mai mult conteaza relatia pe care coordonatorul de transport o are cu echipa de soferi din subordine. Dispecerul este responsabil de calitatea serviciului si se implica, nu este doar o interfata intre cineva de la departamentul comercial si activitatea operationala, ci are contact zilnic cu clientul si primeste cel mai rapid feedback privind calitatea serviciului“, explica reprezentantii companiei.
Frigoexpres foloseste AutoRoute sau Via Michelin pentru extern si kilometrii tarifari pentru intern, iar diferente nu apar, asa cum afirma reprezentantii companiei, decat in caz de devieri sau abateri care nu pot fi prevazute.
Dumagas foloseste softurile Sonymap, Rute si AVL, care nu ofera diferente mari fata de distanta reala parcursa. Camioanele firmei au fost GPRS si sunt urmarite in timpul curselor de un manager de transport.