Pana sa ajunga la masuratorile cuantificabile ale succesului 3PL, anume reducerea cu 7% a costurilor logistice sau a stocului per ansamblu cu 13%, clientul trebuie sa parcurga mai multi pasi si sa se asigure ca intelege foarte clar care sunt obiectivele externalizarii, asa cum a explicat Adriana Palasan, vicepresedintele Asociatiei Romane de Logistica, in cadrul Arilog HUB Pitesti, organizat in parteneriat cu Universitatea din Pitesti, Departamentul Fabricatie si Management Industrial.
Operatorii logistici si producatorii, alaturi de studentii care se specializeaza in logistica, prezenti la Pitesti, au avut ocazia sa participe la un scurt seminar despre ce inseamna externalizarea si care sunt pasii de urmat pentru ca parteneriatul dintre client si furnizorul de servicii logistice sa fie unul de succes. In acest sens, oficialul ARILOG a facut o analogie, comparand procesul de externalizare cu un mariaj destul de costisitor. „Cand te gandesti la externalizare ca la o casnicie, tu ti-ai dori sa fie mai lunga, te gandesti de ce vrei sa faci acesti pasi. Ei sunt multipli, dar de cele mai multe ori in cazul unei astfel de relatii se porneste de la ideea ca eu, ca beneficiar al externalizarii, vreau sa scap de niste probleme din casa. Si nu as vrea sa externalizez ceva numai ca sa scap pentru ca mi-e greu mie, ci as vrea sa stiu cat ma costa si ce implica o astfel de externalizare, lucruri care de obicei nu se intampla.“
Problemele ascunse logisticianului
Oficialul Arilog a punctat faptul ca de multe ori negocierile nu se poarta cu toate „cartile pe fata“, oferind exemplul unei baze de date care nu este curata. Daca nu exista aceasta baza cu dimensiuni, cu greutati, cu inaltimi, cu ambalaje suplimentare, tertiare, cu coduri de bare pe ele s.a.m.d., atunci operatorul logistic se va confrunta cu aceleasi probleme cu care se confrunta si partenerul sau. „Al doilea lucru este legat de faptul ca eu, clientul, ma astept ca intotdeauna operatorul logistic sa aiba mult mai multe cunostinte decat am eu si cred ca ar trebui sa-mi solutioneze toate problemele, dar de obicei nu i le spun pe toate pentru, ca daca i le-as spune, poate nu ar mai intra in acest parteneriat sau poate imi va face un alt tarif. Atunci, de fapt, aceste obiective cu care eu plec la drum sunt de cele mai multe ori pe jumatate adevarate si exista o alta serie de obiective de care nu imi dau seama, pe care nu vreau sa le recunosc sau le ascund cu buna stiinta“, a explicat Adriana Palasan.
In total, procesul de externalizare cuprinde mai multe etape. Cea initiala este legata de cunoastere, testare si stabilirea relatiilor legale, dupa care urmeaza, potrivit vicepresedintelui Arilog, asa numita „luna de miere“, implementarea proiectului si stabilirea relatiilor de parteneriat, etapa care de regula dureaza un an, apoi urmeaza partea de management al relatiilor de externalizare, prin care cele doua parti cad de comun acord asupra unei „casnicii fericite sau se ajunge la divort si urmeaza o a doua casnicie, o a treia etc.“
Intelegerea clientului, una dintre conditiile succesului
In realitate, desi logistica nu reprezinta activitatea principala pentru clienti, ea este strategica si trebuie facuta bine. De aceea, cunoasterea si intelegerea partenerului, celeilalte parti, este foarte importanta in procesul de externalizare. Acesta este si motivul pentru care nu putine sunt companiile care semneaza un astfel de contract, pentru ca la putin timp sa intervina ruptura. In opinia Adrianei Palasan, trebuie ales un partener potrivit din punct de vedere cultural, tehnologic, precum si din perspectiva resurselor pe care le are cu afacerea care se doreste a fi externalizata. „In ultimii doi ani am constatat ca multi parteneri ai operatorilor logistici sau multe companii care au logistica internalizata si-au dat seama ca, dupa ce au crescut frumos dupa criza si dupa ce s-au blocat din nou, ar trebui sa trateze cu mai multa atentie logistica. Numai ca atunci este putin prea tarziu, drept pentru care, cand vrei sa faci externalizare, trebuie sa fii foarte atent, deoarece este o functie strategica. Cand exista o relatie de tipul 3PL, daca eu folosesc transportatori dintr-o parte si depozitul din alta parte si ceva nu se intampla bine, atunci totdeauna va fi de vina celalalt.“
De cealalta parte, nu multe dintre companiile de logistica prezente astazi pe piata au curiozitatea sa inteleaga clientul. „E mai usor sa te duci si sa ii oferi ceea ce crezi tu ca are nevoie si sa nu vezi in realitate ce nevoi are, pentru ca nu dimensionezi resursele bine si la un moment dat acel win-win pe care il discuti este o informatie falsa si se dovedeste la final ca cineva pierde.“
Masurarea indicatorilor, obligatorie pentru clienti in procesul de externalizare
In cazul multinationalelor, primele probleme apar inca din etapa de selectie a operatorului logistic, deoarece caietele de sarcini sunt intocmite, de regula, de catre compania mama, care are sediul central in alta tara, la randul sau logisticianul fiind o alta companie multinationala. Pentru ca se semneaza in alta parte, dar se executa pe plan local, in acest caz Romania, apar diverse subiecte de discutat si daca cei doi partenerii sunt corecti vor reusi sa se puna de acord. In plus, daca in aceste contracte procesele logistice nu sunt detaliate si definite corect, „operatorul va crede ca va putea sa faca asa cum le face el de obicei, atunci cand incepe implementarea lucrurile nu se vor mai potrivi, iar daca vorbim de volume, de obicei negocierea este facuta de catre oameni care nu vin din operational“, a mentionat Adriana Palasan, explicand faptul ca in Romania negocierile se poarta in doua feluri: preturi mici pentru volume mari, despre care clientii stiu ca sunt false, iar daca operatorul nu a avut grija sa introduca „o clauza de plus/minus“ atunci va lucra pe acele preturi la volume mici, si cel de-al doilea tip, ce reflecta volume despre care clientul nu se asteapta sa creasca, iar atunci cand vor creste, compania de logistica va ajunge la o multitudine de depozite, care in realitate nu scot profitul asteptat, ci doar reprezinta o cifra de afaceri.
Odata contractul semnat, externalizarea trece printr-un proces de acomodare intre cele doua parti, un an de proba in care se testeaza compatibilitatea pe toate planurile, inclusiv din punct de vedere cultural. Asa numita „luna de miere“, in aceasta perioada de acomodare asteptarile clientului nu trebuie sa fie foarte mari, in sensul in care operatorul nu va realiza procentul maximal din indicatorii de performanta si nici nu va avea productivitatea descarcarii partenerului sau. In opinia Adrianei Palasan, este foarte important ca acesti indicatori sa fie masurati, chiar daca nu se doreste aplicarea penalitatilor de catre cel care a externalizat serviciul. „Clientul are in contract penalitati si indicatori, dar se intampla sa nu-i masoare pentru ca nici el nu este usa de biserica. Este adevarat, dar trebuie sa ii masoare, iar masurarea sa se faca in ambele parti, chiar daca nu se aplica penalitati, pentru ca numai asa pot fi mai buni, ei si partenerii lor. Totodata, clientul nu trebuie sa-si inchipuie ca operatorul va gasi articolele din prima clipa, deoarece acesta din urma nu va folosi cel mai important sistem informatic pe care il are si atunci va avea un randament mai mic comparativ cu angajatii proprii care stiau locatia de mai multi ani. Toate aceste lucruri trec printr-un proces de invatare si daca cei doi rezista, daca asteptarile nu sunt mari, pana la urma parteneriatul ar putea merge.“
